A BME Kommunikáció és médiatudomány szak blogja

#Konzervtelefon

Egyetemi e-mailezés 101: Hogyan levelezzünk a tanárokkal (anélkül, hogy idegesítőek, vagy udvariatlanok lennénk)

2017. szeptember 14. - Veres Szentkirályi Andrea

A tanárok gyakran panaszkodnak amiatt, hogy a hallgatók nem tudnak emailt írni. Nem azért, mert nem rendelkeznek a szükséges technikai feltételekkel, hanem mert sokan nem ismerik a levélváltás szabályait. De honnan is ismernék, ha a legtöbbeknek nem volt alkalma megtanulni ezt? Kezdő egyetemistáknak kötelező, a többieknek pedig erősen ajánlott ennek a pár egyszerű tippnek az elsajátítása.

Manapság az interneten intézünk szinte mindent, beleértve a kommunikációt is - épp ezért nem mindegy, hogy tudunk-e különbséget tenni aközött, hogy a haveroknak, egy régi jó ismerősnek, vagy mondjuk a tanszékvezetőnek írunk. Egy udvarias, odafigyeléssel megírt email kifejezi az oktató iránti tiszteletet, és segíthet a szimpátia elnyerésében is. A hivatalos emailezés tanulható készség, aminek az iskolából kilépve, a munkaerőpiacon is hasznát veheted. 

 

1.gif

Egy jó email 7+1 lépésben:

Ez a sablon remekül zanzásítja a kulcselemeket, így ha bárhol elakadnál az email írása közben, csak kövesd az itt összefoglaltakat. 

blog_gmail.JPG

(Az ábra a szerző saját szerkesztése)

1. Köszönés

Egy jól megválasztott üdvözlés írásban és szóban is megalapozhatja a szimpátiát. De nézzük csak, mi is lenne egy ilyen helyzetben igazán megfelelő? Amivel nem lőhetsz mellé az a „Tisztelt”, de ha ez számodra túl kenetteljes, belefér a „Kedves” is. Maradj szigorúan a magázódásnál, hacsak az oktató nem ajánlotta fel a tegeződést, vagy kezdeményezte a lazább hangvételt. 

 2. Megszólítás

Hiába jutottál túl az első ponton, itt még elvérezhetsz, mert a helyes megszólítás éppen olyan fontos, mint a köszönés: ezzel is meg kell adni a pozícióhoz méltó tiszteletet. Ha tudod a címzett pontos nevét, mehet az „...XY Tanár Úr/Tanárnő."

Nem is gondolnád, hogy mekkora örömet okoz egy-egy oktatónak, ha végre valaki helyesen írja le a nevét, vagy tudja, hogy a „Tanár Úr” két szó, a Tanárnőt viszont  egybe írjuk.

Ráadásul az utóbbi két megszólítás bármely előadóra alkalmazható jolly joker, pontos munkahelyi leírástól és végzettségtől függetlenül.

3. Ismeretség behatárolása

Ez a rész főleg akkor kulcsfontosságú, ha a címzett most tanít téged először, vagy még soha nem kerested fel. A legtöbb előadó nem csak egy tantárgyért felelős, és sok esetben nem is csak egy karon tanít, így jobb nem arra apellálni, hogy a neved alapján majd beugrasz neki, pláne nem arccal együtt. De például ha van valami, amiről esetleg mégis úgy gondolod, emlékezne rád és ráadásul még pozitív felhangja is van (például: „Én voltam az, aki múltkor ott maradt óra után érdeklődni” ) azt mindenképp érdemes beleírni. Arra nyilván nem szeretnéd emlékeztetni, hogy te voltál az, aki múltkor is végig Facebookozta az egész órát...

2_2.png

Előállhat az a helyzet is, hogy olyannak kell írnod, akivel még soha nem találkoztál élőben. Ebben az esetben érdemes lehet azt is kifejteni, miért épp neki írtál, például: „Szeretnék érdeklődni, hogy indul-e az Ön által tartott kurzus a követező félévben, mert mindenképp szeretném felvenni” - és hasonlók.

4. Az email tényleges célja

Elérkeztünk a dolog lelkéhez. Tulajdonképpen ezért kezdtél az egészbe, úgyhogy ennek a résznek tényleg ütősnek kell lenni. Próbálj meg úgy fogalmazni, hogy kérésed minél lényegretörőbb és tömörebb, a hangvétel pedig mindenképp udvarias és semmiképp sem követelőző legyen. Előfordulhat az is, hogy úgy érzed, a mondandód nem fér bele egy-két hivatalos mondatba. Ebben az esetben akár egy személyes találkozót is kezdeményezhetsz, például így: „Azt remélem, esetleg tudna időt szakítani rám egy személyes találkozó keretében, hogy megbeszéljuk (ezt). Kérem írja meg, mikor lenne alkalmas Önnek.” A legrosszabb, ami történhet: nem tud/akar rád időt szakítani, és megkér, mégis inkább emailben ismertesd a problémádat, kérdésedet. 

 5. Mutasd meg hogy figyelmes vagy (=képes vagy elolvasni a tanszéki honlapot)

A tanároknak küldött emailek megdöbbentően nagy része kérdez rá olyan dolgokra, melyek az előadáson, tantárgyi honlapon, vagy esetleg egy korábbi emailben már ki lettek hirdetve. Mindenképp érdemes átnézni először az előbb említett forrásokat. Sok esetben az egyetemi Facebook csoportokban is jó eséllyel válaszolnak a kérdésedre a hallgatótársaid. Ha még ezek után is maradt kérdésed, akkor tulajdonképpen annak elküldésével akár az előadót is segítheted, mivel így azt a visszajelzést kapja, hogy esetleg nem volt elég világos egy-két dolog.

 

3_3.jpg

Pirospontos lehetőség: Ha például találkozót szeretnél kérni, könnyebbséget jelenthet az oktatónak, ha megnézed, mikor van fogadóórája a honlap szerint, és igyekszel abban az idősávban javaslatot tenni: „A tanszéki honlapon láttam, hogy keddenként 15-17 óra között van fogadóórája. Tudna esetleg fogadni ezen a héten 16 órakor?” Ez, amellett, hogy neki időt spórol, még azt a benyomást is kelti, hogy rászántál akár fél percnél több időt a kérésed átgondolására, mielőtt random időpontokat javasoltál volna.

6. Nyomatékosítás

Ha valami olyat kérdeztél, amire konkrét választ vársz, akkor végezetül még annyit írhatsz pluszban: „Válaszát előre is köszönöm”. Ha valami komplikáltabb kérést intéztél hozzá, például ki kell tölteni, vagy aláírni valamilyen dokumentumot, azt mindenképp jelezd külön, akár még egyszer összefoglalva a lényeget. Ez akár meg is duplázhatja a kérésed végrehajtásának valószínűségét.

 7. Elköszönés

Itt több lehetőség is kínálkozik. A „Köszönettel” és a „Tisztelettel” tulajdonképpen minden helyzetben megállja a helyét, az „Üdvözlettel” egy fokkal kevésbé informális, de van, akinél ez is belefér. 

+1: emlékeztető email

Remélhetőleg erre nem lesz szükséged. Mégis időnként előfordul, hogy nem kapsz választ - nem egy, és nem két napja, hanem mondjuk már egy egész hete. Persze ez tanárfüggő, ezért ha esetleg már ismered a reakcióidejét, akkor könnyen eldöntheted, hogy szükség van-e erre, vagy érdemes még várni. Az emlékeztetőd legyen továbbra is udvarias és előzékeny, a szöveg felépítése lehet azonos az eredeti üzenettel. Amit viszont érdemes hozzáadni az elején: „A korábban küldött emailem után szeretném ismét megkérni…” Semmi szükség a válasz hiányának felemlegetésére, hiszen, ha valóban elfelejtett válaszolni, az már ennyiből is átjön, viszont ha nyomós indoka volt a késedelemre, akkor jobb, ha minél finomabban fogalmazol. Természetesen az is megteszi, ha a következő órán odamész és rákérdezel, így megspórolod az újabb üzenetküldést. 


4_4.jpg

Most, hogy végigvettük a lépéseket, szedjük össze azokat a dolgokat, amik reméljük, hogy a legtöbbek számára magától értetődőek: 

  • Legkésőbb az egyetemi beiratkozás után válassz egy megbízható szolgáltatót, és hozz létre náluk egy normális e-mail címet! A legegyszerűbb, ha a teljes, vagy rövidített nevedet használod erre a célra. Tehát semmi  cucu123@citromail.hu és társai!
  • A hangulatjelekkel csak nagyon visszafogottan bánj: sok oktatónál az a biztos, ha egyáltalán nem használsz ilyet! 
  • Ne írj csupa nagybetűvel tárgyat, és ne a CAPS LOCK funkcióval hangsúlyozd a mondandód lényegét!

5_2.jpg

Még egyszer mondjuk: az egyetemi emailezésbe hamar bele lehet jönni, és a későbbiekre nézve is megéri az energiabefektetés! 

Képek: innen, innen, innen

Tetszett a bejegyzés, és nem akarsz lemaradni a következőről? Akkor kövesd a Konzervtelefon Blogot, és a BME Kommunikáció és Médiatudomány Facebook oldalt!

A bejegyzés trackback címe:

http://konzervtelefon.blog.hu/api/trackback/id/tr1612796844

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Online Távmunkás · http://onlinetavmunka.blog.hu 2017.09.14. 09:18:11

"neved alapján majd beugrasz neki"
A tanársegédek és adjunktusok körében előfordul, hogy egy félévben 1000-1500 hallgatót tanítanak...

m_balage 2017.09.14. 15:16:54

+1: ne kövess el ilyen banális hibákat, minthogy "tanszéki holnap" :D