Kooperáció, produktivitás, kreativitás vs. hangzavar, zsúfoltság, stressz. Van, aki odáig van érte, van, aki kifejezetten rosszul viseli az egyterű irodától. Tény, hogy személyiségfüggő, ki, mennyire szeret teljes munkaidejében egy levegőt szívni kollégáival, azonban van pár szempont, melyet objektívan értékelhetünk az ideális munkakörnyezet kialakításánál. Az egyterű irodákban jelentkező kommunikációs nehézségek mellett olyan potenciális konfliktusforrásokat gyűjtöttünk össze, melyek néhány kommunikációs fogással sikeresen kezelhetőek.
Az egyterű irodák koncepciója megközelíthető esztétikai és működési oldalról is. Utóbbinak fontos összetevője a kommunikáció: milyen előnyei és hátrányai vannak a közös térnek ebből a szempontból? A szabadabb légkör, az erősödő szociális kapcsolatok kialakításának lehetősége, vagy a privát zóna hiánya és a zavaró tényezők vannak nagyobb hatással a munkahelyi kommunikációra, melynek sok esetben nem csak a kollégák között kell olajozottan működnie?
Mielőtt rátérnénk ezekre és a környezeti kommunikációs aspektusokra, ugorjunk kicsit vissza az időben.
Honnan jött az ötlet?
A Németországból származó egyterű irodák az ’50-es években terjedtek el, helytakarékossági és motivációs okokból: a cél a munkatársak közötti hatékonyabb, közvetlenebb kommunikáció lehetőségének megteremtése volt. A Calgary Egyetem kutatása az egyterű irodákban dolgozók elégedettségét vizsgálta. Kiderült, ahelyett, hogy közelebb kerültek volna egymáshoz, a kollégák zaja megnehezítette a munkájukat, ami a stressz és a betegszabadságok növekedéséhez, valamint a produktivitás és a jó közérzet csökkenéséhez vezetett.
Az egy légterű munkahelyeken sok a zavaró tényező. Nézzük, mik a legjellemzőbb problémák.
Zaj, zaj, zaj...
A szomszéd telefonbeszélgetése, a kolléganő műkörmeinek kopogása a billentyűzeten, a nyomtató csipogása a beragadt papír miatt, a torkát folyamatosan köszörülő munkatárs, az éktelen hangon nevető titkárnő, a háttérben recsegő rádió... – a sort a végtelenségig lehetne folytatni, egy biztos: a nyugodt, fókuszált munkavégzés szinte lehetetlen az állandó hangzavarban, hacsak nem vagyunk képesek varázsütésre száműzni a külvilágot, és figyelmi kapacitásunk 100 százalékával a munkánkra összpontosítani.
A Nagytestvér figyel
Egyterű irodában kulcsfontosságú a munkaállomás helyzete. Például minél távolabb ülünk a bejárattól, annál kevesebb stressz ér minket az íróasztalunk elhelyezkedéséből adódóan. Ugyanis, ha minden érkező pont mellettünk halad el, ráadásul háttal vagyunk a bejáratnak, az hosszú távon elviselhetetlen. Egy open office-ban, ahol gyakorlatilag megszűnik a privát szféra, még inkább igyekszünk egy talpalatnyi védett zugot kialakítani, mely törekvésünket nagyban nehezíti, ha rálátnak a monitorunkra kollégáink (ne adj’ Isten a főnökünk). Nem azért, mintha mással (is) foglalkoznánk a munkaidőben :). Ha folyamatosan úgy érezzük, figyelnek minket, az állandó stresszt eredményez.
És a vírus csak terjed...
Nem csak a stressz betegíthet meg: influenzaszezonban az egyterű iroda valóságos melegágya a megbetegedéseknek, mely a cégeknek is komoly gondokat okozhat. Ezért, ha bujkál bennünk egy vírus, kíméljük meg a munkatársainkat a jelenlétünktől, és maradjunk inkább otthon.
Izzadságcseppek és vacogó fogak
A klímabeállítás az egy térben dolgozók örök konfliktusforrása. Bizony, komoly kihívást jelent a hőhullámokkal küzdőnek és jégcsap lábú kollégának is kedvére tenni. A klímával kapcsolatos ellenérzések nem alaptalanok: számos légúti fertőzés köszönhető a légkondinak, amit előszeretettel üzemeltetünk télen is, fűtés gyanánt. A ventillátor már őskori megoldásnak számít – nincs is szebb annál, mikor a papírjainkat és frizuránkat egyaránt ütemesen lebegtető, kedvesen zúgó berendezéstől várhatjuk csak a megváltó fuvallatot a negyvenfokos nyári hőségben.
A kínai csípős csirke és a kopogó szemű kollégák
Az íróasztalnál történő étkezés nem tartozik az illendő viselkedés körébe, főként nem az olyan jellegzetes illatú (szagú) ételek fogyasztása, amit aztán még órákig szimatolunk a levegőben.
Megoldásért kiáltó kommunikációs nehézségek
- Mindenki kommunikál. Hangosan, telefonon, pötyögve, magában morogva stb. A lényeg: másokat zavarva.
- Nem tiszteljük egymás privát zónáját. Úgy tűnhet, mintha nem is lenne az egyterű irodában ilyen privilégium, azonban a fülhallgatós munkavégzés, a jelzésértékű barikád mind arra utal: a virtuális „Ne zavarj!” tábla a nemlétező ajtón lóg.
- Bár az egyterű irodák egyik eredeti célja a közvetlenebb kommunikáció megteremtése volt, a folyton csacsogó munkatársak segítségével a pletykák is könnyebben terjednek, melyek egymás után szedik áldozataikat az open office-ban.
Túlélőkészlet, ha nincs más megoldás
Zenével a hatékonyságért
Vannak, akik zenehallgatás mellett képesek a figyelemösszpontosítás csodaképességét aktiválni, azonban általánosságban elmondható, hogy a szöveges dalok csökkentik a figyelmi kapacitást. Ellenben az is igaz, hogy a jól megválasztott zene élénkítően hat, arról nem is beszélve, hogy képes kiszűrni zavaró zajokat. Mindazonáltal fontos megjegyezni, hogy az irodai zenehallgatás formájáról (nyilvános vagy fülhallgatós) ajánlott egyeztetni a kollégákkal, mert konfliktusforrás lehet.
Rend a lelke mindennek
Bár a zsenik átlátnak a káoszon, vannak napok, mikor még a zsenik is szeretnék egyszerűen és gyorsan megtalálni azt a bizonyos feljegyzést az asztalukon... A zsúfolt, rendetlen íróasztal amellett, hogy rossz benyomást kelt, egy egyterű irodában kifejezetten kerülendő, hiszen az nem csak „a mi birodalmunk”.
Koncentráció, ha törik, ha szakad
Sokszor nagy a kísértés, hogy a Facebook görgetésével vezessük le a környezeti hatások miatti feszültséget. Ilyenkor próbáljunk erős kontrollt gyakorolni magunkon és nem állandóan megszakítani a munkavégzést a különböző kommunikációs csatornák csekkolásával.
Alternatív „dolgozóhelyek”
Coworking irodák
A rugalmas munkavégzési lehetőségek kiszolgálására a közösségi irodák minden igényt kielégítő infrastruktúrával, barátságos, változatos és inspiráló környezetben várják a startupokat, szabadúszókat, akik nem kedvelik a magányos munkavégzést, de nem is egy multi zsúfolt irodájában szeretnének napi 8 órát robotolni. A coworking irodák sikere abban rejlik, hogy számos különböző teret vehetünk igénybe: bérelhetünk tárgyalót, építhetünk kapcsolatot a konyhában, lekucorodhatunk egy csendes sarokba, ha épp arra vágyunk, de közösségi programokon is részt vehetünk. Vagyis megvan a lehetőségünk személyes teret kialakítani, de a közös, nyitott tér előnyeit is élvezhetjük.
Hibrid irodák
Még mielőtt a csocsóasztalra és a műpázsitra asszociálnánk, a hibrid irodák sok fajta munkatér előnyeit ötvözik: klasszikus magánirodák, nagy közösségi terek, paravánnal elválasztott kis ketrecek, telefonfülkék, vagy épp süketszobák között válogathatnak egész nap a dolgozók, attól függően, hogy aktuális munkavégzésük milyen környezetet kíván.
Konfliktuskezelési kisokos
Mivel az open office (és alapvetően minden munkahely) egy sokszereplős társasjáték, bizony, nem elég, ha csak mi tartjuk be a szabályokat. Ha valamilyen problémád van, nem mindegy, hogy azt hogyan tálalod: tartalmilag és stílus szempontjából is meg kell fontolni a mondandódat, mert ezen múlhat az, hogy lesz-e változás az ügyben, vagy sem. Hasznos lehet, ha követed ezeket a lépéseket:
- Határozd meg minél konkrétabban a problémát!
- Gyűjts megoldási alternatívákat, majd értékeld őket, de ne csak a saját szempontjaid szerint!
- Ne kompromisszumot keress, hanem minden érintett fél számára a legjobb megoldást!
- Határozzátok meg, ki mit tesz ennek érdekében!
- És végül: mutass példát!
Az irodai etikett alkalmazása mindenkitől elvárható. Tisztázzuk hát ezeket a közös tér hátrányainak kiküszöbölésére, hogy mindannyiunk számára kellemesebb legyen az „együttélés”.
Képek: innen, innen, innen, innen, innen, innen és innen
